Zamanınızı Nasıl Daha İyi Yönetebilirsiniz?
Zaman yönetimi, zamanını etkili bir şekilde kullanma sürecini nasıl yönetebildiği ile ilgili bir kavramdır. Zamanı yönetebilmek kişinin üzerindeki görev ve sorumlulukları etkili bir şekilde yerine getirmenize yardımcı olur.
Günümüzde yöneticiler, çalışanlar, öğretmenler, öğrenciler, ev hanımları dahil çoğu kişiler zamanın yetersizliğinden ve zamanı iyi yönetememekten şikayet etmektedir. Zamanını iyi yönetememenin çok çeşitli sebepleri olabilir.
Başlıca zamanı yönetememe sebeplerive bu konularda neler yapabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz. Bu konular kişilerin özel durumuna bağlı olarak farklılık gösterebilir. Etkili zaman yönetimi için bu faktörleri anlamak ve kişisel çözümler bulmak önemlidir.
Hedef Belirleme: Belirli hedefleriniz ve öncelikleriniz olmadığında zamanınızı etkili bir şekilde yönetmekte zorlanabilirsiniz. Kısa ve uzun vadeli hedefler belirlemek zaman yönetiminize önemli katkı sağlayacak en önemli konuların başında gelmektedir. Hedeflerinizi belirgin, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgli ve zamana bağlı yani SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) kriterlerine uygun şekilde belirleyin.
Planlama ve Önceliklendirme: Zamanınızı önceden planlamamak veya gününüzü organize etmemek, acil ve önemli görevleri yani önceliklerinizi belirlemede zorluk yaşamanıza neden olabilir. Görev ve aktivitelerinizi önem ve aciliyet düzeyine göre sıralayın. Eisenhower Matrisi gibi araçları kullanarak işleri önceliklendirin. Haftalık aylık planlar yapın. Beklenmeyen olaylar veya acil durumlar planlarınızı bozabilir ve zaman yönetimini zorlaştırabilir. Plan yaparken bu tür durumları da gözönünde bulundurun. Plan yapmak basit ve zaman yönetiminde çok etkili bir konu olmasına rağmen çoğu kişide plan yapma alışkanlığı bulunmamaktadır. Plan yapmaya ayıracağınız az bir zaman zize çok büyük zamanlar kazandırabilir.
İletişim: İş ve özel yaşamınızda açık ve net iletişim kurmamamaktan kaynaklı zaman kayıpları olur. Ben öyle söylememiştim ya da ben yanlış anlamışım gibi cümleler çok sık yaşanmaktadır. Günümüzde whatsapp vb. uygulamalar üzerinden yapılan yazılı iletişim iletişim sorunlarını daha da artırmıştır. İş yerinde veya aile içinde ister mesajlaşma isterse sözlü iletişim olsun açık ve etkili iletişim kurmaya çalışın ve bundak kaynaklanabilecek zaman kaybını önleyin. İş yaşamında sıkça yapılan toplantılara belirli bir amaç ve gündemle katılın.
Odaklanma: Fazla sayıda görevi aynı anda yapmaya çalışmak öncelik belirlemede ve görevlere odaklanmada sıkıntı yaşamanıza neden olabilir. Zamanınızı planlarken Çoklu görev yapmak yerine tek bir göreve odaklanın ve odaklanma sürenizi artırmak için dikkat dağıtıcı faktörleri azaltın. Benzer işleri gruplandırarak ve pomodoro gibi zaman bloklama tekniklerini kullanarak belirli zaman dilimlerinde belirli türde işlere odaklanabilirsiniz.
Teknolojiyi Kullanma: Sosyal medya, e-postalar veya diğer dijital araçlarla aşırı zaman harcamak, iş ve görevlere odaklanmayı zorlaştırabilir. İşinizi hızlandırmak ve düzenlemek için uygun teknoloji araçlarını kullanın. Sosyal medya ve diğer dikkat dağıtıcı uygulamaları kontrol altında tutmaya özen gösterin. Zamanınızı çalan alışkanlıkları ve etmenlerin de farkında olun (sürekli e-postave whatsapp mesajlarını kontrolü vb).
İstek ve Motivasyon: Görevlere karşı isteksizlik veya düşük motivasyon, zamanı etkili bir şekilde kullanmada engel oluştmaktadır. Amaç belirleme, hedef koyma, planlama, pozitif ve sonuç odaklı düşünme vb. yapacağının faaliyetler motivasyonunuzun artmasına katkı sağlar.
Harekete Geçme : Görevleri erteleme alışkanlığını bırakmak için yöntemler geliştirin. Bunun için öncelikleri belirlemek ve planlamaya zaman ayırmak ve doğru planlama yapmak önemlidir.
Detaylar: Görevlere odaklanırken gereksiz detaylara takılmak zamanı etkili kullanmada zorluk yaratabilir.
Delegasyon: Çoğumuz işlerimizi başkalarına devretme veya yardım isteme konusunda güçlük çekeriz ve bu şekilkde üzerimizde çok iş yükü oluşur. Sonra da zamanın yetersizliğinden şikayet ederiz. İşi devrettiğimiz kişi yapabilkecek ve herhangi bir nedenle aksaklık olduğunda hayati bir durum ortaya çıkmıyorsa mümkün olduğunca işleri devretmemiz zamanı etkin kullanmada size yardımcı olacaktır. İşleri devrederken de takım içinde güçlü yönleri olan kişilere uygun görevleri atamaya dikkat etmek gerekir. Hangi işleri devredeceğinizi planlı bir şekilde yapın ve eğitime de zaman ayırın.
Sağlıklı Yaşam Tarzı ve Dinlenme: Zihinsel tazeleme için belirli aralıklarla kısa molalar vererek düzenli olarak dinlenme ve uyku alışkanlıkları geliştirin. Yetersiz uyku, düzensiz beslenme veya düzensiz egzersiz, enerji seviyelerinizi etkileyebilir ve zamanı verimli kullanmanızı zorlaştırabilir. Sağlığınıza, beslenmenize ve uyku düzenizize dikkat edin.
Değerlendirme ve İyileştirme: Belirli aralıklarla zaman yönetim süreçlerinizi değerlendirin. Etkili olduğunu düşündüğünüz yöntemleri koruyun, geliştirilmesi gerekenleri belirleyin.
Hayır Diyebilmek: Sizi hedeflerinizden saptıracak gereksiz taahhütlerden kaçının. Hayır demeyi öğrenin ve zamanınızı önemli görevlere odaklanarak kullanın.
Zaman yönetimi becerilerini geliştirmek zamanla olur ve sürekli bir çaba gerektirir. Her bireyin iş ve yaşam tarzına uygun stratejiler geliştirmesi önemlidir. Bu konuda eğitim veya profesyonel koçtan destek almak da zaman yönetimindeki eksikliklerinizi gidermeye ve bu konudaki becerinizi artırarak iş ve yaşam kalitenizi artırmaya destek olabilir.
Zamanı daha yönetmek için Zaman Yönetimi Atölyesine katılın.
